I. Defenisi Kepanitiaan
Kepanitiaan diambil dari kata aslinya adalah Panitia.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, Panitia mempunyai defenisi sebagai berikut :
Panitia adalah pa·ni·tia kelompok orang yg ditunjuk atau dipilih untuk mempertimbangkan atau mengurus hal-hal yg ditugaskan kepadanya; komite;
Sedangkan kepanitiaan adalah :
Suatu organisasi yang terdiri dari dua orang atau lebih. yang mempunyai tugas- tugas yg saling berpengaruh satu dengan yang lain dalam melaksanakan suatu kegiatan. untuk mencapai tujuan bersama.
II. Tugas Kepanitiaan
Tugas kepanitiaan tergantung dari apa tujuan yang akan di jalankan oleh kepanitiaan tersebut.
Misalnya : Kepanitiaan 17 Agustus, Kepanitiaan Malam Pengumpulan dana bagi bencana alam, Kepanitiaan Pentas Seni, Kepanitiaan Natal, dan lain sebagainya.
Secara sederhana panitia terdiri dari :
A. KETUA :
Ketua adalah orang yang memimpin suatu panitia atau organisasi.
Ketua bertanggung jawab dengan semua kegiatan penitianya.
Ketua diharuskan dapat memimpin, bertanggung jawab, bahkan menegur anggotanya apabila
ada kesalahan yang diperbuat oleh anggota tersebut.
A.1. Pemilihan Ketua Panitia
Inilah proses awal dari eksekusi kepanitiaan : memilih ketua panitia. Banyak metode yang dapat dilakukan untuk memilih ketua panitia ini. Dan menurut saya inilah cara terbaik memilih seorang ketua panitia :
1.Merekomendasikan beberapa orang untuk menjadi calon ketua panitia dengan melihat keaktifannya di organisasi dan track recordnya.
2.Mengeksplorasi cara berpikir setiap calon ketua panitia yang dapat dilakukan adalah dengan wawancara, pembuatan esay tentang kepanitiaan event yang bersangkutan, dan motivasinya ketika nanti menjadi seorang ketua
3.Meminta pandangan dari kerabat terdekat setiap calon ketua panitia
4.Mempublikasikannya ke kampus (jika perlu)
5.Musyawarah penentuan ketua panitia
6.Memilih dan melantik ketua panitia
Keberadaan ketua panitia akan menentukan keberhasilan event yang akan dilaksanakan disamping para anggota-anggotanya. Ketua panitia lah yang mengatur dan mengarahkan jalannya kepanitiaan untuk dapat mencapai tujuan event yang telah dirumuskan sebelumnya. Seorang ketua panitia harus memiliki mental yang kuat dan punya kekuatan empati yang besar kepada para anggotanya.
B. WAKIL
Wakil bertugas untuk membantu atau menggantikan ketua apabila ketua tersebut tidak dapat
hadir di dalam rapat maupun pelaksanaan.
C. SEKERTARIS
Sekertaris bertugas untuk membuat surat-surat yang dibutuhkan oleh kepanitiaan ini.
Sekertaris bertugas untuk membuat proposal maupun yang lainnya.
D. BENDAHARA
Bendahara bertugas untuk mengurus pemasukan dan pengeluaran yang di dapatkan oleh
kepanitiaan yang terbentuk.
Bendahara harus bertanggung jawab dengan segala keuangan yang ada sampai kegiatan yang
dilaksanakan berakhir.
III. TUJUAN KEPANITIAAN
Pada intinya tugas kepanitiaan adalah membuat sebuah acara berhasil dan mencapai tujuan yang diinginkan bersama.
Suatu Kepanitian dapat dibilang berhasil apabila seluruh panitia kompak dan bertanggung jawab dengan tugasnya masing-masing dan tujuan yang diinginkan dapat berhasil dengan baik.
IV Algoritma Pembentukan Kepanitiaan
1. Tujuan Event
Tujuan merupakan parameter dasar apakah event kepanitiaan nanti berhasil apa tidak. Dari tujuan inilah event akan ditentukan bentuknya, apakah berupa seminar, bazaar, pameran atau yang lain-lainnya. Tujuan event juga harus merupakan turunan dari visi organisasi tersebut. Selama proses berjalannya kepanitiaan, tujuan ini harus benar-benar dijiwai oleh semua elemen kepanitiaan agar semua elemen itu memahami apa yang sebenarnya mereka lakukan, tidak hanya sekedar faham terhadap hal yang bersifat teknis namun juga hal yang bersifat mendasar.
2. Metode Event
Ketika tujuan event telah dibuat, maka kini telah tiba saatnya menentukan bagaimana metode event tersebut. Layaknya sebuah ilmu marketing, metode event juga tidak hanya mempertimbangkan faktor internal tetapi juga harus mempertimbangkan faktor eksternal pula.
Faktor internal yang harus dipertimbangkan adalah :
Analisis SWOT organisasi dan calon panitia
Analisis ini dilakukan untuk mengukur seberapa besar kekuatan organisasi untuk me-running acara itu nantinya. Analisis harus dilakukan secara terbuka, realistis dan logis karena hasil yang didapatkan akan mempengaruhi proses kepanitiaan yang terbentuk.
Pelibatan seluruh elemen organisasi yang ada.
Semua elemen organisasi itu harus tahu tentang event yang akan dilaksanakan. Dengan adanya pelibatan seluruh elemen organisasi maka sumber daya manusia yang dapat digunakan akan lebih besar dan lebih maksimal.
Data – data event lainnya yang akan dilaksanakan organisasi itu
Data event lainnya perlu pula untuk dikumpulkan agar dapat jarak waktu pelaksanaan event dapat diperkirakan dengan baik dan tidak terjadi penumpukan event diwaktu yang sama.
**
Sedangkan faktor eksternal yang harus dipertimbangkan adalah :
Survey keinginan calon partisipan
Survey pasar merupakan hal yang penting untuk dilakukan. Pengadaan event yang tidak berbasis dengan kebutuhan objek kegiatan hanya akan membuang tenaga dan uang karena partisipasi objek yang tidak banyak.
Birokrasi
Biasanya permasalahan birokrasi ini adalah hal yang sering disepelekan. Seringkali di temukan beberapa kepanitiaan yang mengganti waktu dan tempat pelaksanaan karena tidak memperkirakan dengan baik berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk meminta izin pelaksanaan kegiatan atau terlambat mengkonfirmasi tempat kegiatan. Efek domino pun akan terjadi, mulai dari pembicara hingga penyediaan logistik kena dampaknya.
Calon-calon sektor pendukung
Kegiatan kepanitiaan tidak dapat dilepaskan dari yang namanya sektor pendukung terutama pihak sponsor. Disinilah kreativitas seorang tu di uji, bagaimana cara menggaet sebanyak-banyaknya sponsor dan menarik simpatiuntuk dapat berpartisipasi pula didalam kegiatan event itu.
Tidak semua perusahaan mau menjadi sponsor karena event yang Anda laksanakan tidak berkaitan dengan core-bussines mereka. Tidak semua juga mau terlibat, ketika mereka tidak melihat dengan jelas maksud dan tujuan kegiatan itu.
Kedua faktor ini harus dapat kita sinergisasikan sehingga event yang akan kita laksanakan bisa optimal menjangkau objek, namun tetap efektif dan efisien. Ketika tujuan dan metode telah selesai dibuat dan dianalisis maka event telah siap untuk dieksekusi oleh panitia yang akan dibentuk
Tidak ada komentar:
Posting Komentar